ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ТСЖ

Источник: Сайт «Ваш дом» //  http://tsg.ru/PBL2/LM/deloproizvodstvo.htm

 

Как известно органами управления и контроля в ТСЖ являются общее собрание собственников помещений многоквартирного дома, общее собрание членов ТСЖ, правление товарищества, председатель правления ТСЖ и ревизионная комиссия (ревизор). Документирование управленческой деятельности товарищества требует ведение своего делопроизводства. Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны «как порох  всегда быть сухими» и в любой момент могут востребоваться по любым основаниям. Как добиться учета и прохождение документов товарищества, их исполнения рассматривает председатель совета Ассоциации ТСЖ «Центр» Лев Матеров.

 

Документирование управленческой деятельности товарищества собственников жилья осуществляется на основе действующих обще-государственных нормативно-методических материалов. Само делопроизводство в товариществе просто необходимо «как воздух» для управленческой деятельности ТСЖ. И начинать его надо сразу, как только в многоквартирном доме образуется инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.

 

Первый протокол заседания  инициативной группы должен подтвердить намерение группы инициаторов-собственников создать в многоквартирном доме товарищество собственников жилья или взять жилой дом в управление без образования юридического лица или выбрать управляющую компанию любой организационно-правовой формы.

 

Инициативная группа должна обратиться к жителям дома с обращением, почему она хочет выбрать тот или иной способ управления жилым домом, провести анкетирование жителей с целью определить, что за контингент собственников, нанимателей, арендаторов проживает в доме, а также получить предложения от жителей кандидатур для будущего правления товарищества, комитетов и комиссий ТСЖ, в состав ревизионной комиссии и т.д. Все это пригодится при подготовке и проведении учредительного собрания и все это требует документального оформления и подтверждения.

 

Кроме того, инициативная группа несет известные денежные расходы по созданию и регистрации товарищества собственников жилья, которые потом будут разложены на всех собственников – членов товарищества пропорционально занимаемой площади. Их придется подтверждать на основании принятого устава ТСЖ, а затем утверждать на общем собрании членов товарищества. Отчитываться придется перед собственниками помещений многоквартирного дома за каждую потраченную копейку. Так, что любые расходы должны быть подтверждены документально: чеками, договорами, описями сбора средств с подписями собственников помещений и т.д.

 

Часть расходов жители могут компенсировать своими возможностями: у кого-то есть компьютер и принтер, кто-то имеет ксерокс, у кого-то есть возможность размножить материалы на работе и т.д. И все это нужно учитывать инициативной группе, чтобы потом не выяснять отношения с теми или иными собственниками дома. Поэтому ведение делопроизводства с самого начала позволяет в будущем избежать множества конфликтов в многоквартирном доме.

 

В случае выбора способа управления многоквартирном домом в виде ТСЖ, правление товарищества организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам.

 

Инструкция по ведению делопроизводства утверждается решением правления товарищества и устанавливает общие требования к документированию деятельности и организации работы с документами в товариществе собственников жилья.

 

Ответственность за организацию делопроизводства в правлении  товарищества, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается уставом товарищества на председателя правления. А председатель правления назначает из состава избранного коллегиального органа управления, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов и в установленные сроки информирует правление о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление членов правления ТСЖ с нормативными и методическими документами.

 

При незначительном численном составе правления функции по ведению делопроизводства возлагаются на председателя правления. При уходе члена правления или работника в отпуск, выбытии в командировку, по болезни или увольнении имеющиеся у него документы по указанию председателя правления передаются другому члену правления или сдаются председателю правления.

 

Права, обязанности и ответственность лиц, отвечающих за ведение делопроизводства в товариществе, определяются их должностными инструкциями, а также соответствовать ГОСТу 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

 

Основные виды документов товарищества и их реквизиты должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Некоторые ТСЖ имеют свою эмблему или «товарный знак». Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документах товарищества должно соответствовать вышеперечисленным ГОСТам.

 

Оформленные в соответствии с этим ГОСТом документы товарищества имеют юридическую силу и могут быть использованы в качестве аргументов в судах общей юрисдикции или арбитражном суде г.Москвы.

 

Наименование товарищества собственников жилья указывается в точном соответствии с его Уставом. Оно может располагаться в левом верхнем углу документа или сверху по-середине. Часто названия товарищества на собраниях предлагаются собственниками одни и те же. Так, наиболее часто повторяются названия из действующих ТСЖ «Наш дом» или название улицы, где расположен жилой дом, например «Арбат». В результате приходится иногда искать адрес товарищества по всему городу, а на почтовый адрес, например, ТСЖ «Арбат» может придти вся корреспонденция  по этой улице. Поэтому, чтобы не было повторений, лучше включать в название почтовый адрес: ул.Профсоюзная д. 46, корпус 2. Сокращенное название такого товарищества будет ТСЖ «Профсоюзная 46-2». Тогда уж точно вас ни с кем никто не спутает.

 

Название вида документа должно соответствовать табелю унифицированных форм документов, а заголовок к тексту документа должен соответствовать краткому изложению содержания документа товарищества. Он должен быть максимально кратким. Точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например, приказ (о чем?) о назначении главного бухгалтера ТСЖ, карточка (чего?) движения основных средств товарищества.

 

Датой документа товарищества является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом (общим собранием членов ТСЖ, правлением товарищества) – дата его принятия, для утверждаемого документа – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, например, председателем правления или главным бухгалтером ТСЖ. Необходимо помнить, что документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена иная дата. Так, например, датой создания ТСЖ (по закону о государственной регистрации юридических лиц …) является не дата проведения общего собрания собственников помещений многоквартирного дома по выбору способа управления домом, а дата регистрации товарищества в качестве юридического лица в налоговой инспекции № 46 г. Москвы и т.д.

 

Даты подписания, утверждения, согласования документа товарищества, а также даты, содержащиеся в тексте должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год (например, 24.06.2005г.).

 

В текстах документах товарищества, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 28 июня 2005г. При ссылке  в тексте на правовой акт,  хозяйственный договор ТСЖ или иной документ дата оформляется следующим образом: договор № 36-Д от 28.06.2005г.

 

Документы, направляемые сторонним организациям от имени ТСЖ, подписываются председателем правления, его заместителем или управляющим (управляющей компанией). В состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например, - Председатель правления ТСЖ «_____»   /В.В.Иванов/.

 

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа. Например, общего собрания собственников помещений многоквартирного дома – председателем собрания и его секретарем.

 

В документах, подготовленных комиссией или комитетом при ТСЖ, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. При подписании документа товарищества несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

 

Если должностное лицо товарищества, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим обязанности председателя правления или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы товарищества с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

 

Отметка об исполнении документа товарищества и направление его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер. На документе ставится отметка «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя, в котором исполнен документ.

 

Документы утверждаются решениями общего собрания собственников помещений многоквартирного дома, общего собрания членов ТСЖ, правлением товарищества, ревизионной комиссией или председателем правления. Утверждение документов товарищества производится проставлением грифа утверждения. Грифы утверждения оформляются следующим образом: УТВЕРЖДАЮ. Председатель правления ТСЖ «_____», (личная подпись, инициалы, фамилия), дата  00.00.00г. или УТВЕРЖДЕНО. Протокол общего собрания ТСЖ «_______» № ____ от 00.00.00г..

 

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишут в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

 

Полный почтовый индекс указывается при направлении документа товарищества разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Товарищество собственников жилья «Ясеневый - 19», 117593 г.Москва, Ясеневый бульвар д.19. Надо иметь ввиду, что председатель правления ТСЖ избирается на два года и, чтобы не править правоустанавливающие документы ТСЖ каждый раз – указывается только номер жилого дома. Тем более за каждое изменение в правоустанавливающих документах ТСЖ надо платить госпошлину в размере 2000 рублей. При избрании нового председателя правления необходимо написать в почтовое отделение, обслуживающее дом, номер квартиры председателя, по которому присылается вся корреспонденция.

 

Учитывая новые электронные средства информации и возможность отправлять с ЭВМ электронные письма и сообщения: интернет, электронную почту, мобильную связь на бланке ТСЖ можно указать их персональный адрес председателя правления или одного из членов правления, а если у товарищества есть свой электронный почтовый ящик правления, то и его конкретный электронный ящик. Электронная почта дает возможность проводить виртуальные заседания правления, обмениваться данными и принимать оперативно решения. Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям ГОСТов.

 

Если документ товарищества имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется, по следующей форме: ПРИЛОЖЕНИЕ: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. ПРИЛОЖЕНИЕ: «Список льготников - членов ТСЖ» на 3 л. в 1 экз. или «Справка расчет задолженности членов ТСЖ по ЖКУ» на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа товарищества реквизиты.

 

Это только некоторые требования делопроизводства в товариществе собственников жилья. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказ по ТСЖ, инструкция, протокол общего собрания, уведомление об общем собрании, выписка из протокола общего собрания, расчет долей собственников помещений в общей долевой собственности многоквартирного дома, заявление о вступление в члены ТСЖ, обязательство по платежам, справка о собственнике помещения в многоквартирном доме, справка об отсутствии задолженности по оплате ЖКУ и т.п.), перечень документов ТСЖ, правления ТСЖ, порядок оформления документов правления товарищества, список членов ТСЖ, документы для текущей работы председателя правления (распорядительные и нормативно-справочные), примерный перечень документов, на которых ставится печать ТСЖ, примерный перечень документов, подлежащих утверждению на правлении товарищества, порядок формирования дел, примерный перечень управленческих документов ТСЖ с указанием сроков хранения, требования к «деловому письму» и т.д. Все это в следующих статьях.

 

Статья под названием: «Бумажные дела ТСЖ» опубликована в газете «Квартирный ряд» № 28 от 18-24 июля 2005г.